Privacyverklaring

Wie wij zijn

ICONS BV (Singel 268, 3311 HK Dordrecht, KvK 60385898) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via icons.nl en app.icons.nl. Vragen over privacy stuur je naar legal@icons.nl.

Verwerken we gegevens in opdracht van een klant, bijvoorbeeld de bezoekers of aanvragen van de website van die klant, dan is de klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst. Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor ICONS zelf verantwoordelijk is.

Welke gegevens en waarom

Gesprek aanvragen. Vul je het formulier op icons.nl in, dan ontvangen we je naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), het onderwerp en je bericht. We gebruiken ze om je vraag te beantwoorden en een gesprek te plannen. Grondslag: je verzoek en ons gerechtvaardigd belang om daarop te reageren.

Een pakket aanvragen. Vraag je een pakket van de Marketing Suite aan, dan bewaren we je bedrijfsnaam, naam, contactgegevens, website en bericht om de aanvraag af te handelen en een overeenkomst met je te sluiten. Grondslag: de (voorbereiding van de) overeenkomst.

De chat. Stel je een vraag in de chat op onze site, dan verwerken we je bericht en de gegevens die je daarin deelt, zoals je naam, telefoonnummer of vraag, om je te helpen en je aanvraag door te zetten. De antwoorden worden gemaakt met een AI-model; een medewerker kan het gesprek teruglezen. Grondslag: je verzoek en ons gerechtvaardigd belang.

Websitebezoek. We meten hoe de site wordt gebruikt met Google Analytics: welke pagina’s bekeken worden, waar bezoekers vandaan komen en met welk apparaat. Zo verbeteren we de site. Zie hieronder bij cookies.

Klanten en het klantportaal. Log je in op app.icons.nl, dan verwerken we je naam, e-mailadres, je rol, wat je in het portaal doet en de gegevens die nodig zijn voor facturatie en betaling. Grondslag: de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Leren van wat werkt: data delen

Voor klanten houden we bij wat onze diensten doen en wat het oplevert: welke pagina’s er live gaan, hoe vaak ze in Google worden getoond en aangeklikt, posities, het aantal aanvragen, en de weekcijfers uit Search Console en Google Analytics (bezoeken, kanalen, zoektermen en landingspagina’s). Het gaat om totalen per week, niet om gegevens over een bezoeker. Een aanvraag tellen we zonder naam of contactgegevens, en een zoekterm die een e-mailadres of telefoonnummer lijkt, nemen we niet over.

Data delen staat standaard aan. Dan leren we van die cijfers samen met die van andere klanten wat werkt, en krijg je die patronen terug, bijvoorbeeld welk soort pagina in jouw branche sneller gevonden wordt. Buiten ICONS laten we alleen patronen zien die op minstens vijf bedrijven berusten en nooit herleidbaar zijn tot één bedrijf. Je kunt data delen in het portaal op elk moment uitzetten; je cijfers worden dan alleen nog voor je eigen overzichten gebruikt, ook wat al was verzameld. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verbeteren, met het recht om dat uit te zetten. Bij het einde van de overeenkomst kun je ons vragen deze cijfers te verwijderen.

Gegevens uit je Google-account

Koppel je in het portaal je Google-account, dan vragen we alleen leesrechten op Search Console (https://www.googleapis.com/auth/webmasters.readonly) en Google Analytics (https://www.googleapis.com/auth/analytics.readonly). We lezen daarmee de cijfers van de website die je kiest: vertoningen, klikken, posities en zoektermen uit Search Console, en bezoeken, kanalen, conversies en landingspagina’s uit Analytics, als totalen per week. We wijzigen niets in je Google-account en lezen geen andere gegevens.

We gebruiken deze gegevens alleen voor wat je in het portaal ziet en voor het werk dat we voor je doen: je overzichten, de keuze welke pagina’s we schrijven en verbeteren, en, als data delen aan staat, de patronen die we je teruggeven. Zoektermen laten we indelen (bijvoorbeeld koopintentie of een vraag) door het AI-model van Anthropic; dat gebruikt ze niet om modellen te trainen. We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en geven ze niet aan anderen. Medewerkers bekijken ze alleen als dat nodig is voor je dienst, voor beveiliging of als de wet het vraagt.

Het gebruik en de doorgifte van gegevens die ICONS via Google API’s ontvangt, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-eisen. Je kunt de koppeling altijd verbreken in het portaal of via https://myaccount.google.com/permissions; we bewaren dan geen toegang meer en verwijderen de opgeslagen cijfers op je verzoek.

Bedrijven herkennen op websites van klanten

Heeft een klant de module Bedrijfsbezoekers, dan laten we zien welke bedrijven zijn website bekeken. Daarvoor gebruiken we het IP-adres van een bezoek uit de logboeken van onze servers, alleen om de organisatie achter een zakelijke verbinding te vinden. Daarvoor gebruiken we de openbare servernaam van die verbinding (reverse DNS), de adressen die bedrijven zelf openbaar maken in hun e-mailinstellingen (SPF), en kantooradressen die we kennen doordat minstens twee medewerkers van hetzelfde bedrijf vanaf dat adres inlogden op app.icons.nl; van zo’n login bewaren we alleen het bedrijf (het domein van het e-mailadres) bij een versleutelde vorm van het adres, nooit wie het was. Het IP-adres bewaren we niet; we houden het bedrijf en de pagina’s die het bekeek, dertien maanden. Bezoekers via een thuis- of mobiele verbinding herkennen we niet, en we proberen nooit een persoon te herkennen. Er komt geen cookie of script bij. Voor de websites van klanten zijn we hierbij verwerker en is de klant verantwoordelijk. Over alle sites die we hosten tellen we alleen hoeveel bezoekers er waren en hoeveel we konden plaatsen, zonder het bedrijf te bewaren. Grondslag: het gerechtvaardigd belang van de klant om te weten welke bedrijven belangstelling hebben.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Aanvragen en chats zonder vervolg: tot twee jaar na het laatste contact.
• Gegevens van klanten: zolang de overeenkomst loopt, en daarna zolang nodig voor afhandeling en eventuele geschillen.
• Facturen en de administratie daarachter: zeven jaar, zoals de wet voorschrijft.
• Statistieken in Google Analytics: veertien maanden.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren, en alleen wat daarvoor nodig is:

• Hosting: onze servers staan in Nederland (Hostnet, Amsterdam). Ook onze e-mail draait daar.
• Google, voor Google Analytics.
• Anthropic, voor het AI-model achter de chat en onze assistenten.
• Mollie, voor betalingen van klanten.

Sommige van deze partijen zitten buiten de Europese Economische Ruimte. Doorgifte gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Cookies en vergelijkbare technieken

• Google Analytics telt elk bezoek, zonder cookies en zonder iets dat jou herkent. Pas als je bij de cookievraag ja zegt, plaatst Google Analytics cookies (onder meer _ga) om terugkerende bezoeken te herkennen, tot twee jaar. Je keuze bewaren we in je browser; je wijzigt hem via Cookies onderaan elke pagina.
• De chat bewaart in je browser een sessie en de pagina waarop je binnenkwam, zodat een gesprek niet verloren gaat en we weten waar een aanvraag vandaan komt.
• Op app.icons.nl zet het portaal een sessiecookie om je ingelogd te houden. Dat cookie is noodzakelijk.

Zeg je nee, of kies je niets, dan werkt de site gewoon en plaatst Google Analytics geen cookies. Je kunt cookies ook in je browser weigeren of verwijderen.

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld, toegang tot gegevens is beperkt tot wie die nodig heeft, inloggen gaat met een persoonlijke link zonder wachtwoord, en we maken versleutelde back-ups.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen. Stuur je verzoek naar legal@icons.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.